文檔本地化管理有其特別之處。由于文檔的寫作與本地化通常處于整個(gè)產(chǎn)品研發(fā)周期的最后環(huán)節(jié)，因此會(huì)受太多外在因素如軟件開發(fā)質(zhì)量的制約與干擾，由此對(duì)整體的管理工作帶來許多無法預(yù)知的困難，這是其一；另一方面，由于產(chǎn)品的市場(chǎng)投放計(jì)劃往往是預(yù)先設(shè)定的，因此無論其既有時(shí)間表被其他環(huán)節(jié)壓縮到什么程度，文檔的本地化都必須具備足夠的伸縮性和靈活性，以不影響整個(gè)產(chǎn)品的進(jìn)度。文檔本地化的管理工作可以說是一門科學(xué)，但有時(shí)候又更像一門藝術(shù)，這里面有許多需要加以微妙平衡的要素。為便于對(duì)這些相關(guān)要素有更好的展示，通常在探討文檔本地化管理的時(shí)候，會(huì)從幾個(gè)固定的方面展開；結(jié)合大多數(shù)公司在文檔本地化管理方面涉及的相關(guān)工作，在此擬從五個(gè)方面加以分析。

1、業(yè)務(wù)形態(tài)及工作內(nèi)容

文檔是一個(gè)寬泛的概念，其具體的表現(xiàn)形式取決于各公司實(shí)際的業(yè)務(wù)形態(tài)，以及由此業(yè)務(wù)形態(tài)而衍生出來的工作內(nèi)容，也就是通常所稱的“源文件”。

對(duì)于文檔本地化的管理者來說，有些要素是在可控范圍之外的，典型業(yè)務(wù)形態(tài)與工作內(nèi)容；將這些要素甄別出來，有助于具體問題的解決。對(duì)于可控范圍之外的要素，通過文檔本地化管理者自有努力所可以收獲的成效往往微乎其微。因此，如果發(fā)現(xiàn)實(shí)際文檔本地化過程中產(chǎn)生的一些問題與這些要素相關(guān)，則可以通過匯總與分析，將問題進(jìn)一步提煉，然后借此來影響可控范圍之外的要素，通過這些要素的改進(jìn)與提高來達(dá)到解決問題的最終目的，而非糾纏于問題本身。這對(duì)于文檔本地化管理者鑒別問題的性質(zhì)并尋求解決之道往往至關(guān)重要。

業(yè)務(wù)形態(tài)和工作內(nèi)容是一切工作的基礎(chǔ)，也是存在于此的理由，文檔本地化管理者關(guān)注它的另一個(gè)重要原因還在于應(yīng)盡可能地獲取一種全局視角。文檔本地化管理者應(yīng)不限于單純了解工作內(nèi)容本身，還應(yīng)了解工作內(nèi)容在整個(gè)工作業(yè)務(wù)中的環(huán)節(jié)、在整個(gè)產(chǎn)品研發(fā)過程中的環(huán)節(jié)、它具體和哪些環(huán)節(jié)產(chǎn)生怎樣的交互、公司管理人員和產(chǎn)品管理人員對(duì)它有什么樣的標(biāo)準(zhǔn)與期望？只有在擁有一種全局觀的前提下，文檔本地化管理者才可能更為積極主動(dòng)地開展工作，影響并改善相應(yīng)的工作情境，從而達(dá)成最佳的結(jié)果。

2、文件準(zhǔn)備與發(fā)包技術(shù)

傳統(tǒng)的文檔本地化往往較少牽涉到文件準(zhǔn)備的工作，發(fā)包人員通常直接將“源文件”提供給本地化供應(yīng)商，然后要求其提供最終的成品即可以了，這種方式有其可取之處 ，但也給發(fā)包方帶來了后期管理上的麻煩與困擾。對(duì)于很多本地化客戶來說，本地化的意義已經(jīng)被提升到戰(zhàn)略高度層面，許多客戶正試圖將本地化環(huán)節(jié)整合成其產(chǎn)品研發(fā)環(huán)節(jié)的一部分，從而更好地達(dá)成“全球同步發(fā)行”的目標(biāo)，以有效地?fù)屨际袌?chǎng)。

因應(yīng)這種商業(yè)需求，同時(shí)也借助技術(shù)的發(fā)展，很多公司都在構(gòu)建文檔本地化生產(chǎn)與管理系統(tǒng)，其主要特點(diǎn)即在于：其一，實(shí)現(xiàn)語言資產(chǎn)如TM和Terminology的集中管理，以期實(shí)現(xiàn)文檔本地化質(zhì)量上的大幅提升；其二，在時(shí)間表上獲得了更大的靈活性，能夠?qū)崿F(xiàn)基于文件的發(fā)包，而非如以往采用手工形式時(shí)通常是基于手冊(cè)的發(fā)包；其三，在成本上獲得了較大的突破，這包括因集中管理語言資產(chǎn)而實(shí)現(xiàn)的更好的重復(fù)利用，以及基于XML創(chuàng)作而產(chǎn)生的“Single Source, Multiple Output”而節(jié)省的工程和桌面排版費(fèi)用等。對(duì)于發(fā)包管理者來說，質(zhì)量、時(shí)間和成本通常都是最為困擾他們的三個(gè)最主要的因素，很多時(shí)候都不得不在這三者之間進(jìn)行平衡與選擇，因此，如果在文件準(zhǔn)備與發(fā)包技術(shù)上有質(zhì)的突破，對(duì)于發(fā)包管理者來說無疑是莫大的福音，是特別值得發(fā)包人員持續(xù)關(guān)注并有效推動(dòng)的要素之一。